Gestionnaire de bureau

Chez DS Avocats, on carbure à la philosophie inclusive et on met tout en œuvre pour permettre à chaque talent d’apprendre, de grandir et de se dépasser. On cultive aussi le plaisir au travail dans un milieu stimulant, agréable et inspirant.

Profil

Le ou la gestionnaire de bureau occupe un poste dans les bureaux de Montréal et est responsable de la planification, de la gestion et de la prestation des services pour les environnements de bureau de Montréal, de Québec, d’Ottawa et de Gatineau. Relevant de la vice-présidente nationale des opérations, le ou la gestionnaire de bureau travaille en étroite collaboration avec les intervenants dans la transformation de la gouvernance de l’information numérique et de la gestion des dossiers, ainsi qu’au sein de multiples services pour s’assurer que les normes opérationnelles sont mises en œuvre et maintenues. La personne titulaire du poste supervise également l’audiovisuel et la vidéoconférence, les opérations d’achat ou de location, les salles d’archivage et les fonctions liées aux installations, y compris la coordination des améliorations ou des expansions de notre empreinte commerciale.

Responsabilités

Gérer les opérations administratives quotidiennes des services de bureau, des installations, des priorités de travail ainsi que des recours hiérarchiques à l’échelon supérieur, et aider à résoudre les problèmes liés aux opérations du service.

• Gérer tous les devis, suivre et recevoir les achats, et traiter les factures.
• En collaboration avec la vice-présidente aux opérations, participer à la préparation des budgets annuels de fonctionnement et d’investissement, y compris la tenue de l’inventaire et le fonctionnement du service dans le cadre des contrôles budgétaires et financiers.
• Agir en tant que principal point de contact pour les entrepreneurs et les fournisseurs externes en ce qui concerne la coordination et l’exécution des exigences de maintenance ou des ordres de travail.
• Assister le service financier, le cas échéant, pour veiller à ce que les parties prenantes traitent les factures dans des délais raisonnables.
• Travailler avec des fournisseurs et des prestataires externes, si nécessaire, gérer les relations et veiller à ce que les normes de prestation de service soient respectées.

Opérations d’achat et de location

• Responsable de l’achat et de la maintenance du matériel de bureau et des photocopieurs; recommander des fournisseurs et des produits.
• Gérer la documentation et le suivi des actifs qui ne sont pas propres à l’informatique, y compris le suivi de l’inventaire et la coordination des retours.
• Gérer les rapports financiers (chiffres réels par rapport au budget), préparer les chiffres prévisionnels et budgétaires, et contrôler les dépenses du service.
• Effectuer des recherches sur les fournisseurs et les produits, et fournir des informations sur les recommandations d’achat ou de fournisseur.

Installations

• Assumer la responsabilité de la planification et de l’optimisation de l’espace; travailler en étroite collaboration avec les principales parties prenantes afin de garantir une utilisation et une affectation adéquates de l’espace.
• Assurer la liaison avec la direction du bâtiment, le cas échéant, pour veiller à ce que les locaux soient correctement entretenus, conformément aux exigences provinciales en matière de santé et de sécurité.

Gestion des dossiers

• Assurer une gestion et un contrôle efficaces et appropriés des dossiers du cabinet, de leur création à leur numérisation, jusqu’à leur élimination éventuelle.
• Contrôler le respect de la politique de gestion de l’information du cabinet et en rendre compte; maintenir et recommander des mises à jour de la politique, le cas échéant.
• Élaborer et diriger la stratégie de stockage, de conservation, de numérisation et de destruction de tous les documents imprimés.
• Diriger les processus de soumission, de transmission, de conservation et de destruction des documents et des dossiers.
• En collaboration avec le directeur de l’exploitation et le directeur financier, veiller à ce que les documents et les informations soient gérés dans un souci de responsabilité, de conformité et d’atténuation des risques liés aux documents; communiquer avec les parties prenantes si nécessaire.
• Superviser les besoins de formation des utilisateurs en ce qui concerne les logiciels, l’utilisation du système, la saisie des données, la structure et l’emplacement des fichiers ainsi que la production de rapports.

Audiovisuel et vidéo

• Coordonner toutes les questions relatives aux conférences audio et vidéo et fournir une assistance opérationnelle aux utilisateurs.
• Servir de recours hiérarchique pour les questions et le dépannage liés aux services de bureau.

Tâches ponctuelles

• Fournir une assistance à d’autres fonctions au sein du service, selon les besoins.
• Gérer ou soutenir des projets spéciaux, selon les besoins.
• Gérer et guider le personnel de la réception et de la salle de courrier, en lui assignant des tâches selon les besoins.
• En collaboration avec les parties prenantes, apporter un soutien aux événements organisés au bureau.
• Assurer la liaison avec d’autres services du cabinet, le cas échéant, afin de coordonner des tâches spécifiques et de veiller à ce que les niveaux de service répondent en permanence aux besoins de l’entreprise.

Qualifications

• Licence dans un domaine connexe, tel que l’administration des affaires, l’administration publique, les technologies de l’information et/ou une certification en gestion de l’information et des archives.
• Au moins huit (8) ans d’expérience progressive pertinente, associée à un minimum de cinq (5) ans d’expérience de la gestion, notamment des installations, des services de bureau, du contrôle des documents et de la gestion des dossiers, de préférence dans un environnement de services professionnels.
• Expérience des méthodologies de gestion du changement (un atout).
• Capacité à communiquer efficacement et aptitude à répondre aux besoins des clients de manière professionnelle et courtoise, avec une forte orientation vers le service à la clientèle interne et externe.
• Capacité à faire preuve de discrétion lorsqu’il s’agit de traiter des informations confidentielles.
• Excellentes compétences en matière d’analyse et de gestion des données financières
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et à la gestion du temps.
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de résolution de problèmes.
• Fort engagement en faveur de la sécurité et du bien-être des employés.
• Capacité à s’épanouir dans un environnement de travail rapide et dynamique
• Connaissance de la suite Microsoft Office.
• Connaissance des processus et des procédures d’achat.
• Bilinguisme (français/anglais) requis.