La Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises (la « Loi sur la transparence ») entrera officiellement en vigueur dans la province, le 31 mars 2023. Ayant comme prémices le renforcement de la protection du public et la lutte contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et la corruption, elle aura donc un impact sur les obligations de divulgation des entreprises. Elle concerne plus particulièrement la déclaration et la publication d’informations au Registraire des entreprises (le « REQ »).
Les changements importants qui entreront en vigueur comprennent notamment :
- la transmission d’informations supplémentaires à l’égard des personnes physiques apparaissant au REQ;
- la déclaration des « bénéficiaires ultimes » des entreprises; et
- la transmission de pièces d’identité pour les administrateurs des entreprises.
Ces changements devront être divulgués à l’occasion de la première déclaration de mise à jour annuelle déposée après le 31 mars 2023 et par la suite, à chaque fois que ces informations changent, en transmettant une déclaration de mise à jour courante
1. Informations supplémentaires concernant les personnes physiques
Les personnes physiques identifiées au REQ, que ce soit notamment à titre d’administrateur, de dirigeant, d’actionnaire ou de « bénéficiaire ultime », devront désormais déclarer leur date de naissance. Cette information n’apparaîtra cependant pas sur la page « publique » du REQ et ne pourra donc pas être consultée par le public.
Les personnes physiques pourront désormais légalement déclarer une adresse professionnelle en plus de leur domicile. Dans ce cas, l’adresse du domicile ne sera pas publique et ce sera plutôt l’adresse professionnelle qui paraîtra sur la page « publique » du REQ.
2. Les « bénéficiaires ultimes »
Les assujettis (incluant notamment les sociétés par actions, sociétés de personne, fiducies commerciales, etc…sauf les OSBL!) devront désormais déclarer la liste de leurs bénéficiaires ultimes, en plus des autres informations déjà requises.
Aux termes de la Loi sur la transparence, on entend principalement par bénéficiaire ultime, dans le cas d’une société par actions :
- une personne physique qui détient directement ou indirectement ou est bénéficiaire de 25 % ou plus des actions avec droit de vote de l’assujetti;
- une personne physique qui détient directement ou indirectement ou est bénéficiaire des actions correspondant à 25 % ou plus de la juste valeur marchande (la « JVM ») de toutes les actions de l’assujetti;
- une personne physique qui détient un contrôle de fait sur l’assujetti, c’est-à-dire qu’elle est en mesure d’influence de manière importante les décisions de l’entreprise.
La notion de « bénéficiaire ultime » sera similaire pour les autres formes juridiques des assujettis (par exemple, société en nom collectif, société en participation, coopérative, etc.).
Les informations à fournir devront comprendre le nom, le domicile et la date de naissance du bénéficiaire ultime. De plus, la catégorie de bénéficiaire ultime à laquelle il appartient devra être indiquée, et le cas échéant, le pourcentage des votes ou de la JVM dont il bénéficie. Afin d’éviter d’avoir à déposer des mises à jour à répétition, le pourcentage des votes ou de la JVM ne devra pas être indiqué de façon précise, mais plutôt selon les tranches suivantes : entre 25 % et 50 %, entre 50 % et 75 % ou plus de 75 %.
Le cas particulier de la détention d’actions par des fiducies, laquelle est ambiguë, devrait être précisé prochainement. En effet, dans une fiducie, les véritables bénéficiaires ne sont pas toujours déterminés. Dans l’immédiat, certaines interprétations suggèrent plutôt de désigner les fiduciaires comme « bénéficiaires ultimes » considérant que ce sont les fiduciaires qui prennent les décisions pour la fiducie.
La notion de contrôle de fait est parfois difficile à apprécier. Dans ce cas, une analyse détaillée sera à effectuer afin de déclarer correctement les « bénéficiaires ultimes ».
Notons par ailleurs que les renseignements concernant les bénéficiaires ultimes mineurs ne seront pas publics, mais devront tout de même être déclarés au REQ.
3. La transmission de pièces d’identité
En sus des nouveaux renseignements exigés, les assujettis devront également fournir au REQ une copie d’une pièce d’identité pour chacun des administrateurs, et ce, à chaque fois qu’un nouvel administrateur est déclaré au REQ. La Loi sur la transparence indique toutefois que ces pièces d’identité seront automatiquement détruites suivant la transmission.
Rappel des sanctions
Dans le cas d’une fausse déclaration, le montant des pénalités s’étend de 500 à 25 000 $, selon le cas.
Bien évidemment, certaines exceptions et particularités qui n’ont pas été abordées dans cet article se retrouvent dans cette nouvelle loi. Nous vous invitons à communiquer avec l’équipe de DS Avocats Canada pour en apprendre davantage. Notre équipe pourra également vous aider à vous conformer à ces nouvelles obligations, par exemple pour identifier les bénéficiaires ultimes de votre entreprise.
